高薪项目经理必备工具,如何做好项目工作分解(WBS)?

无论是甲方还是乙方,在项目的实施过程中总会碰到各式各样的问题:

项目无法按照正常节奏推进,遇到问题无法及时解决;

执行效率低,项目参与者不完全了解自己应该做什么;

感觉每个人都很忙,但又看不到什么成果;

造成这些问题的主要原因是:每个人的工作复杂繁琐,权责不清晰,也不关心结果对项目有没有帮助,管理者难以管理。

因此,从项目管理的角度来看,任何工作都应该分解成更具体、易执行、易管理的组成部分。就像造一台电脑,需要各个模块组装起来,缺一不可,这就需要极其细化的分工。

那在项目管理中,如何梳理复杂事物的实现逻辑?——工作分解结构,即WBS。

它是每个项目管理人员所必须掌握的项目管理工具之一。下面来具体讲讲什么是WBS?它的作用是什么?如何创建使用?

01 什么是WBS?

工作分解结构(Work Breakdown Structure,简称WBS),是一种把项目工作和项目可交付成果逐步划分为更小,更易于管理的组成部分的技术。

WBS 包含三个关键词:

Work 工作:指工作产品或可交付成果,即付出努力的结果。

Breakdown 分解:划分成不同部分或类别,分解成更具体的工作。

Structure 结构:将任务分解成各个结构分明的工作、活动,它们之间存在一定的联系。

简单来说,WBS 是一个帮你厘清头绪,根据目标做规划的工具。具体分解步骤为:目标→任务→工作→活动。

跟因数分解是一个原理,就是把一个项目,按一定的原则分解,项目分解成任务,任务再分解成一项项工作,再把一项项工作分配到每个人的日常活动中,直到分解不下去为止。

WBS能够把隐性工作显性化,当工作用结构化的图标方式展示出来的时候,可以快速帮助项目成员建立对项目的整体认知。

此外,WBS还可以界定项目范围、揭示项目细节,这有助于安排项目进度、制定预算和进行有效沟通。

02 如何做好项目WBS?

如何能做好项目WBS,我总结了5个方面的要点,包括:分解原则、分解方法、分解步骤、结构要素、检验标准。

方便更细致、更精准地理解,才能高效、准确地做出项目WBS。以下:

1、分解原则

1)将项目目标逐步细化分解,每个任务原则上要求分解到不能再细分为止;

2)每项任务、工作需落实到具体的负责人、时间和资金投入;

3)整体拆解的任务,最终可以支撑总任务的完成。

2、WBS分解的方法

1)类比法。更多的是依靠项目经理的过往经验,我们在创建时可以参考类似项目的 WBS ,因此文章中我们不多加阐述。

2)自上而下法。它常常被视为构建WBS的常规方法,以团队为中心,自上而下与自下而上的充分沟通,一对一个别交流与讨论,分解单项工作。

3、分解步骤

掌握了 WBS 分解原则和常见的分解方式后,之后要考虑如何分解工作,具体分为6个步骤:整理需求、确定模块、工作分解、组织分工、终版确认、详细制作。

因为我们咨询业务也经常帮助企业做数字化转型项目,对制作WBS也是颇有心得。以我们为某百亿级企业做的私域运营体系项目WBS为例,细说做WBS的步骤和思路。

1)整理需求

首先是先整理客户需求,全面了解对方企业及业务情况。

2)确定模块

从客户需求和整体调研的情况来确定工作模块。例如私域团队搭建的模块,每个企业的实际情况都不相同,工作流程和工作范围需要视情况来确定。

3)工作分解

这是最为重要的一步。将各个模块分解成具体工作,一定要形成可交付的方案。一般先按照逻辑来梳理,比如先调研,再出方案,顺序不对很容易造成时间的浪费。

比如在私域搭建中,要先设定IP再加粉引流,不然先进行引流,没有IP定位和运营流程,流失率会大大提升,造成营销成本的浪费。

4)组织分工

分解完工作,开始组织项目组成员开会,由项目负责人讲解整个工作模块及分解的工作内容和计划目标。让所有人清楚自己的职责和具体工作内容。

再由团队内成员分别提出自己的建议和看法,进行方案的调整。

5)终版确认

在调整完成后,进行WBS终版的确认,最终要确定工作模块、工作内容、工作时常、可交付物。

前期越详细越好,尽量不要有太多改动,保证前期的运营顺利。后期随着计划活动的进行,可以不断修正 WBS,直到覆盖所有工作。

6)详细制作

制作WBS主要有两个关键点:

第一,工作模块之间相互存在联系,所以需要特别理解客户需求和工作模块,逻辑不能出错;

第二,一个关键工作,在一个时间段只有一个人承接,不能划分不清,职责不清。

4、WBS的结构要素

制作WBS时要特别注意结构大纲,工作模块有没有全面考虑清楚决定了项目进展的效率高低,通常结构分为 3 到 5 层:

第一层即项目成果。需要清楚了解这次项目需要达成的目标是什么。

第二层是项目成功的重要组成部分。要求必须100%完整,如果模块少了就会在做的过程中遗漏一些内容,如果模块多了就会影响下一步的进度计划。

第三层之后是细节组成。就是可交付成果的形式,每项工作要包含任务负责人、时间、成本(各种资源)等内容。

5、检验标准

检验WBS是否定义完全,项目的所有任务是否都被完全分解主要依据以下标准:

1)每项任务完成情况是可以量化的。

2)明确每项工作开始和结束时间,每项任务都有一个可交付成果。

3)WBS中的每一项任务一般要设置一个具体负责人。

4)工期易于估算且在可接受期限内,容易估算成本。

5)WBS必须与实际工作中的执行过程一致。

6)应让项目团队成员积极参与创建WBS,以确保WBS的一致性。

7)每个WBS项都必须文档化,以确保准确理解已包括和未包括的工作范围。

03 如何制作WBS?

具体制作WBS的工具有很多,Excel、word、思维导图等都可以。在制作前,先确定用哪种表现形式。常用的表现方式主要有三种:树状结构、大纲结构、表格结构。

1、树状结构:一种图形化的结构视图。

优点:具体到个人,责任分明。分解后结构清晰,从树根到树叶,一目了然,尽量避免盘根错节。

缺点:对管理能力要求较高,需要所有活动全部定义清楚,要细化到人、时间和资金投入。

2)大纲结构:类似于一本书章节目录。

优点:可以完整展示整个项目的范围,并可以形成企业标准WBS模板。

缺点:由于主观性,一般在小项目,适中的项目中的较多。

3)表格结构:表格形式

优点:便于制作和更新,文件传阅方便。

缺点:无法一目了然,对整体项目的结构,理解起来较为费力 。

掌握WBS工作分解法,可以让我们的工作架构更加清晰,分解任务更加到位,任务落实更加高效,执行操作更加优质。也为后续的工作奠定了基础,更是各部门沟通协调的手段。

当然,工具只是一个手段。如何合理利用,也需要每一个项目经理自我挖掘提取适合属于自己的方式。

除此之外,WBS工作分解法还可以应用在日常生活中,例如个人学习计划、育儿计划。

实际上任何事情都是可以量化的,化繁为简、化整为零就是WBS工作分解法的核心目的和意义。

/ 完我是 @晏涛三寿 资深社会化营销专家,《超级用户增长》作者,专注客户经营,助力企业增长。

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2022-11-16
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