在经过几个月的电子合同使用后,2019年11月,科大讯飞特意为北京数字认证股份有限公司(以下简称“数字认证”)送来锦旗,认可其提供的电子合同服务,实现数据全流程线上化,大大降低了文件签署的管理成本,实现线上办公的高效、安全运营。
随着企业数字化管理的日益普及,腾讯、京东、万科、中国平安,以及国际巨头玛氏、Cat(卡特)融资等涵盖电商、科技、金融、地产、消费、租赁等领域的500强企业,先后采用了数字认证的信手书电子合同方案,让电子合同成为企业在线管理必不可少的一环。
行业巨头们的一举一动总是能撩拨业内的神经,并激发市场的丰富联想。随着业内巨头纷纷上线电子合同,示范效应逐渐释放,关注创新变革的同行企业也再度明晰了数字化转型的着力点——电子合同将是核心引擎。
互联网巨头,电子合同的极致体验
创新驱动的电商巨头京东,全国范围内员工总数超过17万人,堪称国内雇员最多的互联网公司。这使其面临着颇为棘手的人资合同管理难题——每周数千人次的入职与续签,给企业日常管理造成巨大的负担:一方面成本高,海量纸质合同的管理、存储颇费周章;另一方面效率低,尤其面对异地签署情况。
在尝到了数字认证为其提供的电子发票甜头后,京东将总部员工劳动合同的电子化改革,也交给了数字认证。
数字认证首期项目为京东总部员工提供了电子劳动合同交付及合同档案管理服务,采取严格的实名认证、数字证书凭证签发、可靠电子签名、人资合同证据保全归档,数万份电子版的劳动合同、保密协议、竞业协议等,可在10分钟内实现入职签署、归档,全国员工也可实现跨区域协同办公。
此外,2018年京东发生一起基于电子劳动合同的劳动仲裁案例。在纠纷中,电子劳动合同的合法性得到法律仲裁机构的认可。这一案例,从另一层面认可了电子合同的合法、合规性,正是企业HR最为重视的一面。
腾讯作为另一家互联网创新巨头,同样面对着万名员工合同管理的痛点。数据显示,截止今年六月份,腾讯共拥有5万多名员工,纸质合同签署周期长、仓储管理压力大等问题层出不穷。因此,腾讯选择与数字认证合作,推动企业合同电子化改革。数字认证依据《电子签名法》,以本地化部署的方式与腾讯联合搭建了“腾讯集团人力资源电子合同签署平台”,实现了腾讯人资合同线上全流程无纸化签署,包括劳动合同、劳务合同、健康申报、保密协议、竞业限制协议等人资业务,全面实现了电子化。
据悉,初期项目实现了3万余名员工的人资合同电子签署,年签署量近2万份,提高了劳动合同的签署效率,提升了员工的签署体验。
专业从事智能语音及语言技术研究的科大讯飞,随着AI的快速发展,飞增的合同管理问题也亟需从线下转到线上。因此,2019年6月,数字认证将电子签约功能嵌入OA流程,帮助科大讯飞搭建了“劳动电子合同无纸化签署平台”,实现了PeopleSoft系统和电子档案系统的数据互通,员工入职只需数分钟。人资业务全流程也实现了在线管理,包括入职、调动、续签、离职、绩效确认等签约流程以及常规人事证明的开具,保障了电子劳动合同及相关人事证明的合法、合规性。
数字认证的电子合同服务经验,可以列出一长串的服务名单,但不同行业的需求,还是存在差别。
从线下到线上,跨国企业的无纸化办公潮流
连年荣膺“卓越职场”称号的快消品巨头玛氏,在提升工作环境和同事体验方面一直不遗余力。与许多大型企业一样,同事数量多、分布广,人资合同签署的流程长、效率低、成本高、管理难度大等问题,一直是困扰玛氏中国P&O(People & Organization)部门的业务痛点,也是影响同事体验的瓶颈所在。
近日,玛氏中国也采用了数字认证的电子合同服务,将劳动合同的签署从线下“搬”到线上,采用可靠电子签名、时间戳等先进技术,实现劳动合同、人资证明文件的在线签署与无纸化管理,使人资合同的签署过程更流畅、更便捷,实现技术创新驱动人力资源高效转型。
这是继2018年在招聘中引入AI应用程序“iMars小助手”之后,玛氏中国在人力资源领域引入的又一项创新应用。
玛氏中国认为,与传统纸质合同签署相比,电子合同的双方签字/盖章确认过程全部在线完成,降低人工干预,更加透明阳光。从合同审批到合同归档均无需快递和扫描,实现了全流程电子化,无论是时间成本还是经济成本,都得到了很大程度的节约。跨地域盖章、签字免去快递运输时间,人资合同的签署在一天之内即可轻松搞定,帮助同事从繁琐与等待中解放出来,大大提升了同事的合同签署体验。
和玛氏中国的人资管理面临同样痛点的文思海辉,已经跻身为全球前三的技术研发服务提供商,拥有3万多名员工,分布在全球50多个国家、70多个城市,且每年有2万多名员工入职,1000+实体间流转,3000+员工续签。由此带来了诸多问题,例如:异地签署效率低,合同篡改风险高;其次,每年印刷、快递、销毁等费用极高,给企业造成巨大的支出。
以技术咨询和服务为主营业务的文思海辉很关注电子合同的法律效力、技术的安全可靠,尤其是对服务商是否可以提供持续的服务格外看重。近年来,随着电子合同市场的爆发,良莠不齐的服务商涌向市场,有的服务商自身的存活期或许只有两三年,也就谈不上服务的稳定性和安全性了。
在比较了市场上多家的电子合同服务商后,2018年,文思海辉选中了运营规范、技术合规、服务体系安全、服务可持续的数字认证。数字认证为文思海辉提供电子签名全生命周期服务,完成员工入职、离职、续签、调动等线上电子签名业务,确保员工信息真实性、保障电子文件的合法可信、内容真实完整、责任可追溯。加盖完电子公章的电子文档同步到电子档案管理系统,实现从签署到归档的全程无纸化。
在这一合作框架下,文思海辉每年避免至少600万元的潜在损失,每年降低印刷、快递、销毁等成本超20万元,电子签名让文思海辉共享服务运营中心也由“功能型”向“体验型”转变。
地产大佬们,如何玩转电子合同
目前,中国房地产正在进行一场“数字化”的革命,其中电子合同的建设发挥了关键性的作用。
2017年,万科联合数字认证推出了面向地产行业的“万翼签统一电子签章平台”,成为地产业最先启用电子合同的头部企业,并将电子签平台作为信息化建设基础平台之一,面向万科集团及供应商提供服务。截至目前,该平台已实现采购、管理、产值、付款、物业、维修单、劳务合同等近20种场景集成对接,引入供应商超过4万,每年电子合同签署量高达20万份,每年节省超过500万元的纸张、打印和快递成本,释放合同管理人员6.8万小时的时间消耗。
每年SOHO中国光需要盖章的纸质合同就有1.5万份,而函件等更有10万多份。堆积如山的纸质合同,不仅效率低,也非常容易遗失造成信息安全隐患。在数字认证的帮助下,SOHO中国自2018年7月15日起,在房地产行业率先全面采用“电子签章”的方式与供应商、客户等签署合同,实现合同在线化签章及留存,彻底告别“纸质合同堆成山,盖章盖到手抽筋”的低效合同签署时代,同时消除文件泄露与丢失隐患。
目前,恒大、融创、龙湖等大型房企业均选择了数字认证作为电子合同服务商,进行合同签署模式转型。
改变始于第10万台设备的融资合同
2019年9月,Cat(卡特)融资中国为客户提供的第10万台融资设备,这一里程碑的融资合同,通过电子文件签署系统完成。
在第10万台融资设备的签约过程中,签约客户表示:“Cat融资的电子文件签署系统是一个非常便捷高效的工具,能够方便我们轻松地审阅、签署和管理合同。”
给签约客户创造安全、便捷、高效工具的,正是数字认证提供的电子文件签署系统,该系统采用电子签名等密码技术,保障客户签出合法合规的融资电子合同。
2019年1月,Cat融资引入信手书电子合同服务,全新升级了“Cat挖机互动中心”平台,集电子发票、电子签署、客户在线系统及融资计算器等强大工具于一体。在“Cat挖机互动中心”平台上,Cat融资可以根据不同的交易类型需求,手动或自动上传文件,发送给客户或者代理商进行签署和下载,为用户提供更高效便捷的服务。
2004年Cat融资在中国成立第一家工程机械行业内的外资融资租赁公司。由于Cat融资服务用户众多,设备融资合同数量庞大,用户批量采购一次就要签十几份文件,文件签署一直是Cat融资及其用户的痛点所在。
Cat融资选择信手书电子合同,不仅考虑到于数字认证的电子合同全流程业务交付能力,还看好数字认证的行业信息化规划、咨询和服务经验。
电子合同多场景应用突飞猛进,硬核研发才是根本
当国内巨头企业纷纷寻找各自匹配的电子合同服务商时,资本市场也看到了电子合同的诱人前景,纷纷布局,由此催生出大量的电子合同服务商。
面对雨后春笋般出现的电子合同服务商,数字认证总经理林雪焰在接受媒体的多次专访时强调,电子合同服务核心是“信任”,需要长期的品牌实力沉淀才能获得认可,数字认证与竞争对手的最大区别在于核心技术积累和创新能力。
林雪焰称,数字认证电子合同服务的硬核在于专业资质、核心技术、交付能力、服务水准等。为了让市场看到自身价值,数字认证采用的市场推广策略,就是围绕自己的硬核做文章——以核心密码技术服务能力为基础,通过持续稳定的运营能力,为客户提供合法合规、安全可靠、随需应变的电子合同服务交付服务。
数字认证的电子合同服务客户聚焦在500强企业,发展目标是做行业第一,这个底气则来自于其自主可控的技术实力和卓越的研发实力。数字认证多次荣获国家级重要荣誉、参与了110多项国家、行业及地方标准制定、60多项重大课题研究攻关,通过持续的技术创新,形成了丰富的技术成果。如今,背靠政务行业传统优势,数字认证在医疗、保险、交通等行业推出了众多基于电子签名、电子合同的创新解决方案,以自身经验赋能更多的行业发展,促进整个产业的壮大。
保证每一份电子合同的合法性和安全性,让每个企业放心使用自己的产品,数字认证对自己的成长提出更高的要求,一方面是纵深研发能力要引领趋势,深挖密码技术,让电子合同的保密性、安全性、合规性底线牢不可破;另一方面在横向的多场景应用中,扩展出更加完整的交付能力,提供给企业随需应变的服务。
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