随着越来越多的企业迈出国门，海外差旅量增加，差旅管控也面临着全新挑战。鲸力商旅在业界率先打造了基于大数据、AI技术的智慧化差旅管理系统，对企业面临的难题进行了一一破解。近期，鲸力商旅助力客户成功上线智慧化差旅管理系统，提升差旅预算的合理性和灵活性，并加强全球商旅管理一体化，以先进高效的差旅管理为中国企业全球化发展赋能。
“全球化”背后的差旅难题
该企业是全球领先的安检产品和安全检查解决方案供应商，立足中国，业务遍布全球150多个国家和地区的客户。在差旅管控上，一直使用内部OA管理系统进行差旅审批，审批通过后各业务部门独立联系供应商进行预订，一直使用2013年制定的差旅标准。但因为业务逐步全球化，差旅复杂性增加，经常出现需要超标审批的行程，2016年共收到超标审批单2097份，其中国内交通超标审批单532份、海外住宿费超标审批单1083份。超标审批频发不仅造成了大量人力资源浪费，也对员工出差造成了负面影响，使得现有差旅标准形同虚设。
此外该企业由于海外差旅量增多，需要多家供应商提供服务，已与多家TMC供应商包括携程商旅、宝盛、在路上商旅等建立预订合作关系，但数据没有打通，无法通过一个平台预订，也无法实时监控差旅数据，无法实现统一对账。由于多部门对应多供应商进行采购，仅依靠人工进行TMC账单核对，会造成时间、人力成本的大量消耗。
基于以上的情况，人力资源部联合信息部、财务部、行政部进行多次探讨，对现有差旅管理系统提出全面优化升级需求：
一，提升差旅预算的合理度和透明度，进行差旅政策的优化制定，需要对成本控制、降低人力浪费、员工出行自由度等因素进行综合考量，降低超标审核次数，促进差旅合规。
二，搭建一站式商旅管理体系，扩大供应商和预订渠道的范围，对接多TMC，利用技术打破数据壁垒，增加部门和项目费用管理的透明度，实现集团的全面有效管控。
鲸力商旅的解决之道
基于对管理理念、系统成熟度、技术交付能力的多重考察，客户最终牵手鲸力商旅。鲸力商旅为客户打造了国际领先的一站式商旅及费用管理解决方案，以混合云部署的方式，实现了高质效的交付。基于客户需求，项目分为两个阶段完成。
第一阶段：嵌入“鲸准预算”以合理预算控制超标审批
鲸力认为，客户以往实行的统一差旅政策的弊病是：缺乏公开市场数据支撑，无法判断超标是客观原因还是主观意愿;僵化的差旅标准灵活度不高，在实际中并不节约费用;制度复杂导致审批成本过高，浪费管理者的时间。
为了帮助客户实现差旅预算的优化，鲸力在客户原有差旅标准的基础上，引入了“鲸准预算”标准。在不改变原有审批流程的情况下，员工通过企业OA提交出差申请后，鲸力给出“鲸准预算”建议，并推荐最符合员工需求的出行方案，审批通过后即可跳转至供应商进行预订。
“鲸准预算”是基于企业差旅政策以及市场实时价格的综合分析得出的个性化出行预算标准，由鲸力商旅在业界独家推出，可以实现：
一，提升差旅预算的合理性与透明度。实时大数据的导入，让员工在差旅花费是否主动节约一目了然，为管理者的审批报销提供准确的数据支持。
二，提升员工出行的灵活性。通过企业差旅标准及市场大数据的综合分析，为员工提供更加合理的出行方式。同等价格内，给予员工最灵活的行程规划，有效提升工作效率。
图1：例如当机票价格低于高铁票价时，鲸力给出建议为员工提供灵活选择
一，有效降低差旅费用及工作效率。领导审批时，可以看到员工单次出差“鲸准预算”和实际花费的对比，有利于建立差旅费用监控的关键指标并在不同部门间进行横向对比。通过大数据的支持，提升审批效率，提升差旅管理制度的可落地性。
图2：“鲸准预算”与客户差旅系统的无缝对接与连通
第二阶段：一站式系统带来清晰管控实现多渠道整合管理
针对客户连接多TMC、进行商旅服务优化、实现多渠道整合的需求，鲸力商旅帮助客户进行全球商旅一体化管理系统的构建：
一，进行全方位系统集成，实现一站式服务。将鲸力一站式服务系统嵌入企业原有移动端，通过API接口将企业OA与TMC系统进行整合，对接携程商旅、宝盛、在路上商旅等系统，全方位集成机票、酒店、火车事前管控预定，员工可一站式预订，企业支付由财务部统一结算，真正实现一站式自动差旅管理系统。
二，连接多渠道数据，进行全面数据管控，提供看板式管理。可以按员工、项目、部门分析提供详细数据报表，以及对预算统计、出差记录、员工出差地图进行分析的汇总数据报表。还可提供实时在线数据看板，精确到当天当下的差旅数据。自动生成精确的差旅优化报告，让企业对差旅浪费在哪里实现一目了然，越用越提升效率。
图3：鲸力差旅流程优化
图4：鲸力提供差旅看板式管理
鲸力商旅以智慧化差旅管理为企业赋能
通过两个阶段的实施，鲸力商旅为客户带来以下实施成果：
一，为员工的单次出行生成“鲸准预算”，从源头实现了控费降本，降低超标审批次数超过90%，提升了差旅管理制度的可落地性。
二，提高员工出行的自由度，员工在规定预算内行程预订更灵活，可获得更优的差旅体验。若机票价格相比火车更低，则自动生成机票预算，为员工出行提供建议。
三，大大减轻企业在差旅预订、审核上的人力负担。员工通过一站式平台，可自行进行预订，减轻行政人员的预订工作负担。领导审批以实时数据做依据，决策过程变得十分简单。
四，最大化简化财务工作，提升对账效率。原来需要总部行政部和部门助理近20人，花费约10到15天完成对帐，鲸力系统可以将此部分实现自动化，将多渠道数据生成统一对账单，进行无人化处理。
五，提升对差旅的全面管理能力。通过多维度数据统计、实时看板、差旅报告，以数据助企业进行差旅优化，降本增效。
六，与企业OA系统无缝对接，不改变原有操作流程和习惯，实现了系统的快速平稳上线。
综合而言，在鲸力的实施建设下，该企业拥有了一套既符合中国费控、财务应用环境，又能很好支持国际化差旅预订行为的差旅管理系统，从无法及时掌握差旅花费的后知后觉式的管理现状，升级为随时了解支出情况的先知先觉式的管理方式，不仅为企业管理提供了全面完整的“视角”，更实现了对员工出行的用心关怀，实现了向“智能化”的全面升级。越来越多的中国企业正在走向世界舞台的中央，差旅管理方式也要与国际管理方式进行接轨，鲸力愿意帮助更多客户进行差旅管理的优化升级，共同引领发展智能时代的企业差旅管理之道。
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