管理人员可以使用数据和工作流来促进CMMS的使用，通过从CMMS到BAS或EMS的简单数据下载/上传过程，为资产信息使用公共CMMS数据库提供了每个数据库之间的一致性。更复杂的系统具有先进的技术和流程，可以完全集成CMMS，并与BAS和EMS集成，以便在每个系统之间自动传输数据。
管理人员应该建立一个父系统，指明哪个系统将控制资产管理数据，哪个系统将向父系统提供数据。企业可能已经在使用现代技术，但它可能不包括BAS或EMS的完全集成甚至实现。
根据管理者的角色，CMMS的实施或扩展可能会继承在部门和相关方之间协调这项工作的挑战。最常涉及的领域包括采购、信息技术、财务、会计、供应商和民选官员，每个人都从不同的角度看待投资这一系统的必要性。
对于没有BAS或EMS的企业，CMMS生成的数据将变得可用，为数据驱动的决策提供额外的信息。对于已经使用BAS或EMS并正在向系统集成迈进的企业，实时查看数据的能力增强了持续改进。
最终，管理人员和技术人员将开始依赖CMMS的报告，当提供正确的报告时，他们可以快速做出决定。例如，当技术人员了解建筑物在一段时间内的能源使用情况时，他们可以更好地了解建筑物的运行情况，并可以分析季节性使用情况或将其与行业基准进行比较。通过CMMS集成，基准测试和预测变得更加容易，因为设备运行时间更容易获得，并且它们可以生成设备预期寿命的评估。
实时应用
当CMMS与BAS或EMS完全集成时，数据分析可以实时进行，从而允许测量和向建筑组件级别报告。当一个系统可以在其他集成系统之间推送或拉取信息时，可以实现操作一致性。
CMMS和系统之间的硬件协调可能需要制造商联盟，同时如果CMMS开发人员未能跟上，则会造成损害。CMMS内部编程的一项功能允许在进行数据验证时执行数据分析。
CMMS用户可以生成包含特定信息的报告。一线技术人员可能正在对一台设备进行故障排除，需要三个系统的信息。在这里，根据定义的频率自动生成的报告可以提供帮助。
能源经理可以评估建筑物的能源消耗，并在CMMS中建模潜在的变化，以产生投资回报和关键绩效指标。BAS或EMS的输入可以帮助建立设备的实时趋势，以最大化投资回报率。
最大化CMMS还包括收集各种部门可以用来获得问题答案的数据。使用数据对设备进行故障排除的技术人员可能需要知道特定信息，而无需在设备旁工作，并且可以远程访问正确的数据，从而可以远程找到解决方案。
风险管理可能需要了解建筑物的整个历史，以便评估适当的保险范围，同时审计设施管理计划。无论数据的用户是谁，CMMS简化流程和集成先进建筑系统的能力，提供了无限的数据收集和处理平台，以不断改进建筑运营和管理。
投资CMMS是一笔巨大的开支，培养员工以获得知识和经验可能需要比预期更多的时间。但一旦企业做出承诺，数据流的速度往往会让企业领导者感到欣喜。
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