“AI的黄金时代正在到来,并将重新定义我们对工作的全部认识。”今年1月,微软CEO萨提亚 · 纳德拉在达沃斯世界经济论坛上的预言,开启了新一波席卷全球的人工智能热潮。
事实上,无论是对于纳德拉还是微软公司遍布全球的员工来说,在过去六年的时间里,整个企业的内部运作方式,以及每个人的工作都已经发生了彻底的改变——以Microsoft Teams为核心构建起的“企业数字中枢”,在微软内部一步步打破传统的流程和数据壁垒、激活跨部门跨市场的广泛协作、加速了全球范围内的技术合作与创新,同时也在提升员工体验、优化管理效率、促进企业文化进步等方面发挥了重要作用,是微软公司成功实现全面数字化转型的关键动力。
六年狂飙,从“微软历史上发展最快的商业应用程序”到“企业数字中枢”
作为Microsoft 365现代办公平台推出的一项协作服务,Microsoft Teams于2017年3月正式发布,最初只是一个整合在Outlook日历上,用来提供PC端视频会议功能的简单应用。随着一系列人性化改进、智能化功能的不断加入,以及与Microsoft 365、Dynamics 365、Power Platform等微软智能云服务的横向接入和深度融合,Teams仅用两年时间就发展成为一个跨平台、跨系统,集成大量第一方及第三方服务,能针对不同行业、企业与角色,提供定制化服务的超级应用,是“微软历史上发展最快的商业应用程序”。
疫情期间,在全球混合工作热潮的迫切需求下,Teams不但以“周更”、“日更”的频率快速研发、落地了诸如自动背景虚化、智能生成多语言字幕等一大批AI功能,改善人们的线上交互体验,还创造性地推出了Microsoft Viva员工数字化体验平台,通过整合Viva Insights、Viva Goals、Viva Learning等生产力洞察、目标管理、培训学习等服务,帮助企业在远程和混合工作环境中,提升管理效率、强化团队凝聚力,并为员工提供更广阔的成长空间和更高的工作价值感与幸福度。
如今,Microsoft Teams服务于全球181个市场的超过2.8亿用户,不仅连续多年被Gartner魔力象限评、IDC MarketScape等行业报告评为UCaaS(统一通信服务)或协作服务领域的“全球领导者”,更通过打通企业内部不同系统、服务之间的数据壁垒,推进各个部门之间的高效协作、以及推进各层级管理效率 、员工体验和企业文化的优化创新,成了当之无愧的“企业数字中枢。”
打造“企业数字中枢”,微软成为Teams的“零号客户”
从办公软件,CRM、ERP系统,到搜索引擎和云平台,微软推出商业产品时有个叫做“尝狗粮(Dogfood)”的传统,就是要首先把新技术、新产品、新服务,放到微软内部的现实业务环境中,进行充分的实际测试——这个过程既能提前暴露问题,也能充分展现潜力。
在尝试逐步扩大Teams应用场景和领域的过程中,微软自己作为“零号客户”,第一个尝到了构建“企业数字中枢”的甜头。“很少有产品能像Teams一样,给微软带来如此彻底的改变。”负责微软自身数字化革新的Microsoft Digital部门的首席产品经理Eileen Zhou说,“今天微软在世界各地的每个员工,我们上班的第一件事就是打开Teams开始相互协作。大家已经记不得有Teams之前我们是怎么工作的了,因为就没人想要回到过去。”
微软,就像很多走在数字化前列的大型企业一样,随着数字体系、数字化工具越来越多,公司和员工却发现,自己面对的挑战也越来越多:
首先,在技术上,使用不同的系统、平台、服务处理聊天、会议、文档、流程,自然而然就带来了数据信息的碎片化和管理的复杂化;
其次,在企业业务加速数字化的过程中,“7*24随叫随到”的数字工具给员工造成了信息过载的巨大压力,远程工作降低了团队的粘性和凝聚力,也让企业文化难以真正触达员工,企业需要对包括业务流程、人际互动、上下级管理、员工福利、学习培训在内的“员工数字化体验”进行有序规划和建设;
更关键的是,移动、远程办公带来的种种数字风险与安全隐患,再加上全球主要市场日渐严格的数据隐私保护的法律法规,都要求企业必须未雨绸缪,确保从技术、流程、安全意识和员工素养等各方面提升对于安全合规的措施和准备。
微软应对这些挑战的重要措施,便是以Teams为核心构建起“企业数字中枢”。根据微软成功实践取得的经验,企业数字中枢的整体规划可以从以下三个方向入手:
•以Microsoft Teams打造数字协作空间,为企业提供“一站式”沟通协作和生产力平台。从功能场景上,以Teams全面整合聊天、协作、会议、文件共享;在后台管理上,能提供无缝衔接的数据通道,以及统一严格的 IT管理和控制;从功能拓展上,Teams还支持业务应用整合和低代码开发,为面向未来的持续业务创新提供无限可能。
•激活Microsoft Viva员工体验平台,构建与工作流无缝集成的的员工数字化体验。融入Teams的Microsoft Viva平台能够有效支持企业发展战略与企业文化的落地,包括一系列生产力洞察、绩效目标、团队管理相关的功能,可通过不同的互动方式,有效提升员工对团队和企业的参与度,并为员工打造个人能力培养与发展的资源和通道;Microsoft Viva还可同时为管理者与员工个人提供智能洞察与优化改进建议,帮助组织和团队不断提升效率,共同成长。
•以Microsoft 365现代办公平台为后盾,全方位保障数据信息安全、合规与隐私保护。Microsoft 365提供了基于“零信任”的数字安全保护体系;Microsoft 365和Teams相关服务遵守全球不同国家、地区严格的法律法规要求;微软企业级严格的身份、设备、流程、数据管理体系,也能帮助员工不断提升安全素养与合规意识。
以数字中枢提升企业能力,全面强化“五大卓越能力”建设
世界正迎来一个变革的时代,全球各地、各行各业的企业和组织都在共同面对前所未有的复杂环境,以及由不确定性带来的巨大挑战。充分借助数字技术发挥自身潜力,强化能力建设,也许能够帮助企业更从容地应对当前的挑战,捕捉未来的机遇。
今天的Teams早已超越远程协作和视频会议基本功能,如果能够重新认识它作为企业数字中枢的新角色,将更高效地强化和发挥企业内部各个部门和员工的决策、执行、协作、生产、学习的能力,汇聚成真正的数字竞争力。发挥“五大卓越能力”具体的场景包括:
•决策力:以统一的指挥体系,打通智能数据决策全链条。借助Teams独有的“团队”和“频道”,每个职能部门和虚拟团队都可以拥有独立且唯一的数字协作空间,将管理者从数量众多且繁杂的“业务群聊”中解放出来,保持业务聚焦,大幅提升管理效率;团队业务和决策所需的各种信息、数据和文档都保存在同一个数字空间中,为管理者提供实时、统一的信息和可视化报表,解决数据、信息、沟通“三个不同步”的决策难题;打通从数据分析到沟通决策全链条,原始数据存放在数字团队协作空间并实时更新,管理者通过Teams频道消息、即时消息或会议快速与团队展开沟通,掌握数据洞察,加速决策过程,Teams深度整合Excel、Power BI等商业数据分析工具,快速提供一目了然的数据洞察。
决策力:统一指挥体系,打通智能数据决策全链条
•执行力:高效拆解和分配任务到职能部门和项目团队。Teams“团队”创建既可以基于职能部门也可以基于跨职能部门的虚拟团队,适合灵活多样的管理方式;Teams“频道”的创建基于团队核心任务或业务优先级,每个频道都可以专注于一项任务的落地进展,保证信息准确及时地传递给团队成员;“频道”提供发布公告、发起话题、创建频道会议等沟通方式,话题讨论以“信息流”方式在频道中呈现,信息交流有组织有逻辑,方便成员之间随时对齐目标和提供反馈。
执行力:高效拆解和分配任务到职能部门和项目团队。
•协作力:通过专属数字协作空间,让团队在“一个地方”开展协作。通过Teams团队和频道,不再需要“一个任务一个群,一件事情一个群”,而是以组织分配的核心任务为导向和优先级,在“同一个地方”展开沟通和协作;除了员工之间的一对一对话、群聊和个性化信息,Teams还能用链接的方式安全高效地分享文档,并能通过“来宾账号”同组织外部人员开展沟通,整个过程受到企业IT安全管控策略的保护,减少敏感信息泄露风险;Teams集成强大的日历及音视频会议管理功能,提供会前文档与信息共享、会中的信息同步与讨论以及会后的任务指派与跟进,有利于高效沟通和快速执行。
协作力:通过专属数字协作空间,让团队在“一个地方”开展协作。
•生产力:整合生产力工具和工作流,全面提升个人和团队效率。Teams与Microsoft 365无缝集成,员工在Teams中就可以协作编辑Word、Excel、PPT、OneNote文档并同步开展沟通,无需反复上传下载或切换应用,以“一个版本”保证高效协同和信息准确;无论身在何处,员工都可以在PC、平板和手机上跨设备、跨系统使用Teams;在Teams或Office应用中,员工可以通过“@同事”快速分配任务,相关同事可以获得邮件通知并开展行动; Teams内建微软强大的企业级“零信任”安全合规解决方案,让IT可以将所有员工的日常沟通、协作和生产力工具与应用纳入到统一管控,并制定组织层面的安全合规管理策略,打造固若金汤的安全防线。
生产力:整合生产力工具和工作流,全面提升个人和团队效率。
•学习力:通过员工内容创建和共享打造“知识型组织”。借助集成在Teams中的OneNote和SharePoint,每个团队和员工都可以快速搭建专业的知识库或文档管理网站,并通过权限管控掌握内外部人员对文档的访问权限;Teams强大的搜索功能可以让员工快速高效的搜索人员、文档、消息等不同信息,激活企业内部沉淀的知识资产,鼓励各领域专家贡献经验和知识;员工可以在Teams的频道消息和即时消息中高效分享完成工作任务所需的文档和信息,让学习与信息共享渗透到员工每天的工作流程当中,营造企业和团队的学习文化,打造“知识型组织”。
学习力:通过员工内容创建和共享打造“知识型组织”。
全球与本土服务齐头并进,满足企业数字中枢多样化需求
在Teams正式发布六周年之际,Microsoft Teams国际版服务迎来全新升级,将提供更快、更简单、更灵活、更智能的协作体验。与此同时,由世纪互联运营的Microsoft Teams服务也已正式发布,将为中国市场客户量身定制一个安全、智能、全球接轨、本土运营的团队管理、远程协作与应用聚合平台。同时,随着Teams的落地,由世纪互联运营的Office 365加上企业移动与安全(EMS)解决方案,也将正式升级为全新的品牌,并正式推出由世纪互联运营的Microsoft 365产品。
为了更好满足包括跨国企业、大中型企业、创业团队等对于构建企业数字中枢与办公体验的不同需求,由世纪互联运营的 Teams将作为Microsoft 365/Office 365组件,以不同服务订阅的形式提供给不同行业、不同需求的客户。关于由世纪互联运营的Microsoft Teams服务订阅的更多详情,请参考官方网站。
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