做过采购的同事都知道,采购工作是一个需要确保物资质量和注重采购效率的工作,只有把控好采购质量和规范好采购流程后,才能确保采购工作万无一失,搭起公司后勤坚实的后盾。
今天来看看协同办公软件飞项如何协助采购部门做好物资采购。
首先是创建模板,前人栽树,让后来者一劳永逸。
采购同事选择需要发布应用的团队空间,找到【应用库】,点击【新增应用】,输入应用的名称、说明,即可进入应用内容编辑,以行政部采购为例:
在应用编辑页面,点击编辑事项模板,可以通过列表和详细创建两种方式进行创建事项模板,编辑完成后保存即可,建议将涉及到的需求和信息清晰化。
如果该事项是为了流程类、审批类的工作,如新人入职、报销审批流程,就可以在事项模板的基础上增加流传流程。
可根据事项情况设置对应的审批步骤,编辑每一个步骤的名称和对应的审批人员。如行政部采购中,将直接上次(也就是审批第一关责任人)作为固定协作人,执行中不可被移出,这样有一个好处就是第一次接触采购工作的同事也能快速清楚采购的每一个环节。
一套流程下来,可以看到采购工作如果使用了工作流模板,将SOP部门化,不仅可以形成清晰化标准化的采购流程,节省了部门时间,提高了效率。
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