档案是指对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料，为了充分发挥档案资源的价值，必须要解决好档案的收集、保存和利用的问题，但长期以来，我们的档案资料固守传统的模式，一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便，对档案的备份也需要大量的人力物力，而且容易出现错误，这对社会经济的发展不利，随着计算机信息技术的发展，档案的数字化已成为必然的趋势。
档案数字化
档案数字化就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。
在数字化的大背景下，国家对档案管理提倡使用电子化的方式。2020年最新修订的档案法中：电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证。同年11月，国家档案局办公室又针对电子档案的单套管理发出了征询意见稿，档案能够单独以电子形式归档。同时，大力开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作。
《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》提出：推进公共图书馆、文化馆、美术馆、博物馆等公共文化场馆免费开放和 数字化发展，发展档案事业。
中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》则做出具体要求：做好“存量数字化”，中央和国家机关传统载体档案数字化率达到 80%，中央企业总部传统载体档案数字化率达到 90%，全国县级以上综合档案馆应数字化档案数字化率达到 80%。
档案管理数字化是信息时代的必然要求，建设数字化的档案管理最关键的一步就是对档案管理软件的选择，一款好的档案管理软件，往往对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果，它不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率。
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开始云档案管理系统可以帮助客户将纸质档案进行数字化管理，以档案全生命周期管理为核心，通过文档处理技术实现档案整理、拆组卷、鉴定、保管、利用、收发/移交、销毁、虚拟库房、光学识别等，构建一个安全、稳定、易扩充、易维护的数字化档案管理系统。
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