“我不管你怎么做,我只看结果。”
“结果不达标就是你的问题,为什么别人可以完成,就你不行?”
“项目最重要的就是结果,你做的事情没有效果,就是在做无效功。”
......
话听起来很扎心,但现实就是如此。
在日本职场剧《我要准时下班》中,也有诸如此类的场景。
在剧里,同样都是公司的中层管理者,同样是执行项目,贱岳八重、三谷佳菜子和女主东山结衣的做法却截然不同。贱岳八重和三谷佳菜子都是践行“重结果轻过程”的工作原则,完全不考虑团队成员的处境和感受,最后不得人心,项目也没有达到预期的效果。
而女主东山结衣却认为,不管是在日常工作中,还是在执行项目的重要阶段,管理者要做,是和团队成员一起参与到过程中,多和他们互动,实时跟进和管理,最后才能达到1+1>2的效果,而不是高高在上,做“甩手掌柜”,一到点就要结果,这也是合格的管理者要忌讳的一点。
那作为项目的管理者,要怎么做好项目管理,才能高效协调团队成员,轻松直观了解项目的进行状态,实时跟进和解决问题,确保项目按时按质完成呢?
结合我们公司的经验,我也提出小小的建议,不妨借助项目管理工具,用智能化的方式来管理项目,而不是人工化。像我们公司比较常用的是这款飞项,大大提高了我们的办事效率。
Step1:创建和分解项目,落实到人
搭构好项目的大框架,如同夯实好大楼的地基。只有确定好项目的大目标,才能逐步分解成小目标,具体到每一步要做什么工作,落实到哪位团队成员,推动项目顺利开展。
在飞项上,项目管理者可以在新增的[项目]板块上,根据需要创建项目,填上项目的相关内容、目标时间等信息,并且邀请相关团队成员,就可以创建项目了。如图,创建的项目便是我们运营部的第一季度的工作,这还只是大框架,接下来就是细化和填空了。
先把项目“大卸八块”,创建一个一个具体的事项,换句话说,就是为了实现项目的目标,具体要做什么事,上文提到的运营部的工作,我们主要是做双微平台、小红书平台、抖音等几个平台的运营工作,然后根据“一个萝卜一个坑”的原则,把事项各自分配给负责各平台的团队成员。而且还能把某一协作人设为“责任人”,更方便项目管理。
Step2:清晰脉络,掌控大局
在飞项中,项目管理者可以在[项目看板]中看到自己创建或参与的项目,每个项目的完成度也能清晰看到。而且点击进入某一项目,在[项目概览]中还可以看到该项目的具体内容,比如,项目动态、事项总数、事项完成度等等。值得一提的是,增设的[排行榜]可以清晰看到各团队成员的完成情况,卷起来吧。
如果想更详细了解该项目成员在项目中的日程安排,还可以点击[成员日程]进行查看。成员总共要完成多少个日程,已完成多少个,都可以清楚看到。在执行时,出现某些原因,需要及时调整项目的时候,可以以此为参考,根据成员的日程情况,重新分配事项,这也能避免工作分配不均的情况。
此外,每个事项创建后还会自动生成[脉络图],这是我最喜欢的功能,如果说把整个大项目比作是一棵大树,那母事项是主枝干,子事项和孙事项便是主枝干萌发出来的细枝干,项目管理者和团队成员可以通过这些“枝干”,清晰掌握项目的整体架构以及各部分工作内容和进展。
Step3:日程管理,按步执行
对项目管理者来说,管理一个项目不是什么难题,但多个项目同时进行时,恨不得自己能三头六臂,清楚拿捏每一个项目。在新增的[今日看板]板块上,除了了看到自己的日程,还能看到我关注、我派发和派发给我的事项,同时还能自定义筛选,根据需要管理事项,很方便。相关协作人也是同个道理。
Step4:实时沟通,提高效率
在执行项目时,沟通不及时也是最忌讳的点。在之前的工作中,好几次都是因为沟通不及时,干坐着等意见反馈,最后等了个寂寞,耽误了项目的进度。在飞项中,可以借助项目IM来解决这个问题,什么时候要开会,就在直接在上面“预约会议”吱一声,有什么重要信息要注意的,就直接“标重点”,省去查阅的时间。
在项目执行过程中,当出现新的工作需求,产生新的工作安排时,还可以直接在项目IM中,点击“创建事项”来新建新的事项,非常方便。总归就一句话,做项目管理,便捷高效才是王道。
Step5:早计划晚总结,双管齐下
除了每天的日报提醒,现在飞项还推出了晚总结的推送提醒,告诉你今天工作的完成情况,按照我的理解,这也类似是复盘的功能,复盘总结你今天的工作效率,可以及时进行调整。
这对推动项目进展也有一定帮助。
总的来说,做成为合格的项目管理者,是要懂得如何去安排和调动团队成员,去推动项目顺利完成。像现在市面上也有这么多项目管理工具,可以借助它们来管理项目,飞项是我们一直在用的软件,真心觉得还不错,推荐大家可以试试。
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