一个人干三个人的活,到头来就一个字:累!
是的,“身兼数职”可不是高效办公的正确操作。毕竟,一个人的精力和能力是有限的,比如说,一个人要对接多个项目、一个人既要做销售又要做售后、写公众号......如果没有进行合理分工的话,一个人是很难做到面面俱到,有可能出现保量不保质的状况。
在职场上,做好协同办公尤为重要。
在职场上摸爬滚打了好几年,我也悟出了一个深刻的道理:如果想在工作中实现高效协同办公,一是合理分工干活、二是细化分解项目、三是及时沟通跟进。为了让协同办公更方便、负责人的责任更清晰,你还可以借助协同办公软件来处理,[飞项]是我用得比较上手的协同办公软件,接下来我将和大家分享,我是怎么借助[飞项]来实现协同办公。
Step1:创建项目,凝聚团队小智慧
本人是在广告公司做AE(客户执行),因为公司负责的项目比较多,所以我除了有主要负责的项目,偶尔也会被安排去对接些阶段性的项目。
不同的项目,不同的工作内容以及不同的工作搭档,为了确保同个项目的搭档能在“同个频道”上办事,及时了解项目内容、动态和需求,我们会有针对性的创建项目群。比如,为了制定客户12月的社会化运营内容,我先会在[飞项]上创建项目。
然后通过“邀请协作人”的功能,把负责该项目的策划、文案、设计等同事邀请进项目组里。如果后期因项目发展需要的,也可以邀请新的协作人,或移除协作人。
Step2:细化拆解项目,术业有专攻
而对于那些相对比较复杂的项目,我会通过创建子事项的功能,把工作内容进一步拆分细化,具体到一件事的前中后期要做什么内容、达到什么KPI;哪一篇稿子要文案同事负责,哪一张海报要设计同事负责,什么时间点完成等等,都是可以清晰罗列出来。
项目的相关协作人也可通过“脉络图”去了解自己要负责的工作内容。比如,文案同事就能知道前期要完成多少篇大纲、每周要撰写多少篇微信推文,以及需要协助设计完成哪篇热点海报文案等等,清晰自己的工作内容;而且项目管理人也能通过“脉络图”清楚协作人的岗位职责,以及各板块进展。
Step3:使用小工具实时沟通,协作办公更高效
在项目执行过程中,项目管理人和协作人可以通过事项小工具进行实时的沟通。比如:
可以使用[发布公告]的功能来发布重要信息;
想开会进行创意脑暴的,可以点击[预约会议]的功能预约会议;
会议后新增的工作需求,可以通过[创建待办]来告知协作人;
需要协作人重点留意的信息,可以通过[划重点]来标记重点。
以上发布的信息,项目的相关协作人都是能自动接收到提醒的,不用担心会哪个协作人会遗漏重要信息。
总结:高效办公,不是一人“身兼数职”,而是凝聚团队的力量后,进行协同分工,朝着同一个目标前进。善于借助[飞项]这款协同办公软件,能让协同办公更高效。
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