在职场中想要获得晋升或者高效完成工作,有很多技能或者工作方法都是职场人所需具备的,比如PPT制作、excel表等个人的硬技能以及决策能力、沟通能力等硬技能和软能力等,而其中有一项非常重要的能力及技能,便是项目管理能力。众所周知,身处职场中,大大小小工作一口气堆积过来是常有的事情,而针对这种情况,将每一项工作都当成项目来看待及执行,将大大提升工作的效率及准确率。
那么,一次有效的项目管理应该是怎样的?事实上,项目管理的做事方法在日常生活及工作中随处可见,只要你做事是个有逻辑性的人,那么只需你具备将某件事或某项工作从规划、落地到复盘的整个思维能力,那么你就在运用简易的项目管理方法在做事和工作。
所以,一次完整且有效的项目管理实施应该是什么样子的?在此之前,我们不妨先了解一下PMI对于项目管理是如何定义的。
一个“项目”可以视为是为了创造特定产品、服务或者成果而需进行的临时性工作。通常,项目可具备以下三个特性:
独特性
项目的独特性是指每个项目都是围绕不同需求进行针对性产品或服务创造的,也就是说,每一个项目都是特立独行的,且项目的产出不限形式,有可能是无形的,也可能是有形的。
临时性
项目的临时性其实可以理解为,每个项目都是具备时效性的,项目的时效性区间由明确的开始时间起点和结束时间终点构成,也就是说,当某个项目来到了时间终点时,就意味着这个项目的需求已经不存在了,而项目也已经终止了。
渐进性
项目的渐进性指的是项目在初始阶段便将确立项目的整体实施及执行范围,在此基础上,整个项目将通过工作的细化和拆解逐步发展,从而整个项目的工作及内容将变得更为细化及清晰,具有持续化的渐进性。
在得知项目定义和特性的情况下,我们便可将项目管理理解为它是一个在项目各项作业中运用知识、技能、工具和技术,为达到项目需求而服务的作业管理和过程。
项目管理可划分为五大过程,包括启动、规划、执行、监控和收尾。也就是说,如果我们需要将这五大过程运用于实际的工作中,就要清楚地认知到:
1.明确项目的需求及目的是什么;
2.完成整个项目需要做哪些工作;
3.需要什么专业的人员进行协作,需要多少人进行协作;
4.如何构建有效的沟通机制,协同执行;
5.认知项目所有必要工作的上下级关系,掌控整个项目进度。
而在明确了进行一次有效项目管理的必备因素后,我们便可将这种基于项目管理五大过程所需的认知灵活运用于工作中。众所周知,针对更为复杂体系下执行的工作标准,可通过工具或软件的协助更为轻松的达到目的,下面,笔者就结合「飞项」这款软件讲解如何在工作中实施一次有效的项目管理。
一、启动:明确项目的需求及目的是什么
在职场中,没有目的或者需求不清的工作是非常令人头疼的,这往往容易导致项目发起人或者执行人如“无头苍蝇”般到处乱转,而这将导致项目的推进屡屡碰壁,即使在磕磕绊绊中完成,项目也已经过了最初设定的时间节点,且准确率不高,容易出现返工的状况。
而在项目启动阶段时,若能明确项目的整体需求及目的,那么,项目将基于高效率和高度准确性下得到推进,针对这个维度,「飞项」可在项目建立之初便提供相应的项目需求及目的填写功能。在「飞项」的项目创建界面,用户可以在此罗列包含项目主题、背景、目的、诉求及细节等在内的所有信息。
信息。比如笔者要完成一次年终活动项目,那么,笔者便可通过标题的填写确定活动主题,通过后续细节的填写确定整个活动项目的目的、需求、背景等信息,且这些重要信息并不是只有自己能看到的,假如整个项目需要多人进行协作,那么所有人都将对整个项目的诉求及目的有一个清楚的认知,从而令大家的目的是高度统一的,这有利于项目的高效及精确推进。
二、规划:完成整个项目需要作哪些工作
对整个项目的合理规划有助于将工作将目标进行高度链接,而我们把这里说的规划进行具象化解读后,就是将项目进行拆解及细化,这也是前文所提到的项目特性之一——渐进性。在职场中,一个庞大项目的完成往往是需要具备诸多必要因素工作的,只有将这些必要因素工作全部完成后,整个项目才是已完成状态。也就是说,规划就是将整个项目所有需要做的工作通通罗列出来,并通过时间区间及节点的设定,让所有工作都可以环环相扣,有条不紊地完成。
在此维度上,「飞项」为用户提供了项目内的“子事项”添加功能,用户只需在项目创建页面或者点击已创建好的项目,便可在下方子事项栏目中添加与项目相关的必要工作。且所有子事项均可结合上下级关系进行完成时间节点及时间区间的添加,这样一来,整个项目不仅得到了合理拆解,而且还能通过子事项时间点的设置,使得所有工作都具备了关联性及时效性,让项目可基于合理规划进行鳞次栉比的推进。
三、执行:明晰需要什么专业的人员进行协作,需要多少人进行协作
在职场中,大型项目往往需要众多不同岗位的多方人员进行参与协作,且这些人员还大概率是属于不同部门的,因此,整个大型项目的执行便会变得异常艰难,所以我们需要通过上个环节进行规划后得知完成整个项目需要哪些性质的工作,而在知道细化工作的性质后,用户便可根据这些工作的性质快速得出,整个项目需要哪些专业的工作人员进行协助,共计需要多少个人进行协助完成。
针对这个需求,「飞项」通过项目创建界面及已完成项目界面内的协作人邀请为项目的执行提供了便利,在项目创建之初,用户可通过“邀请协作人”按钮将所需的协作人员邀请进入项目,而即使有所遗漏,在项目创建完成后,用户亦可点击项目进入详情,然后在详情界面进行协作人邀请。
值得注意的是,在项目详情界面中,「飞项」不仅支持在相应的子事项中邀请专业岗位人员进行协同,也可在项目详情界面中段的“协作人”处进行相关人员的邀请,值得注意的是,通过此处邀请的协作人将不针对工作性质及个人专业性进行子事项分配,这一点适用于项目发起人的上级或者额外监督人员的协作邀请。
四、监控:如何构建有效的沟通机制,协同执行
有效的沟通无疑是助推项目朝向高效及精确化推进的“助推剂”,在工作中,因为沟通不及时或者沟通效率不高导致工作成果交付与最初设想“天差地别”的场景随处可见。因此,建立起一个有效的沟通机制就显得尤为重要了,一个有效的沟通机制可以极大程度上降低时间成本,使工作及项目在一条正确的高速路上“风驰电掣”。
在这点上,「飞项」通过协作人员的邀请构建起了一个高效的沟通生态,最主要分为两方面,一方面是被动的,一方面是主动的,被动的便是项目发起人所填写的项目主题、细节、背景、目的等信息,受邀的协作人在进入项目组时是人人可见的。而主动层面,指的是「飞项」在项目创立成功后,将把包含发起人及所有协作人在内的人员都拉入到一个项目沟通群组中,所有成员可在群组中进行提问或者沟通。值得注意的是,在这个环节,为了避免错漏情况的发生,「飞项」在项目建立后,用户所邀请的协作人同样会被同步到群组中。
五、收尾:认知项目所有必要工作的上下级关系,掌控整个项目进度
大型项目往往因为所需做的工作繁杂变得难以管理,且其中不免有存在优先级及上下承接关系的工作,面对工作的复杂交织,项目发起人对于项目的掌控力度便被削弱。要如何加强这种掌控?
「飞项」在主界面为用户提供了单个项目的日程收合功能,比如一个项目需要完成诸多子事项工作,那么用户只需点击这个事项的下三角箭头,所有事项便会展开呈现于用户面前。
而在针对深度加强项目管理人的掌控力度这一方面,「飞项」还支持脉络图的显示,值得注意的是,「飞项」的脉络图显示并不是简单地展示工作上下级关系及衔接关系那么简单,在脉络图中,「飞项」还将显示项目整体的完成情况,单个任务的协作人员工作完成情况,且点击子事项会显示相应的协作人员及事项状态,这些因素叠加起来,将加大程度上增加项目管理人对于项目情况的掌控,清晰地让人认知到:哪项工作完成了、哪项工作还需加快、项目完成情况如何、项目是否完成等。
总结:通过「飞项」案例中所使用的项目管理方法不难看出,其实项目管理是可以借助工具轻松实施的,而在有效的项目管理中,我们的工作也将变得更高效、准确率更高,这不仅避免因为项目延误而加班的情况,也可以提高个人的管理能力!
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